Warum eine einmalige Betroffenheitsanalyse schnell veraltet und wie Ihr Einkaufsteam den Überblick behält.

Disesmal ist Lisa dran neuen Instantkaffee fürs Büro mitzubringen, bislang ein unauffälliges Produkt in jeder Küche eines Büros und Privathaushaltes. Im Rahmen des Vereinfachungspaket der EUDR vom 4. Mai 2026 wurde löslicher Kaffee jedoch mit in den Katalog der vom EUDR erfassten Erzeugnisse in Anhang I aufgenommen. Im selben Vorschlag sollen Häute, Felle und Leder von Rindern sowie runderneuerte Reifen dagegen herausfallen.

Genau das ist das Problem, vor dem viele Einkaufsteams stehen, egal ob sie über die HS-Codes für ein einzelnes Produkt, wie unsere Schokoladencreme aus dem letzten Beitrag nachdenken, oder eben über ihr gesamtes Portfolio. Wie am Beispiel von Nutella gezeigt wurde, ist bereits die Einordnung eines einzelnen Produkts mit mehreren Rohstoffen anspruchsvoll. In der Praxis eines Einkaufsteams geht es aber selten um ein Produkt, sondern um mehrere hundert oder tausend eingekaufte Artikel, verteilt über mehrere Warengruppen, mehrere Lieferanten und mehrere Länder. Fast tagtäglich werden neue Produkte bestellt und alte werden ersetzt. Eine einmal erstellte Liste der eingekauften Produkte eines Unternehmens ist damit nie wirklich fertig, sie muss zu einem lebenden Prozess werden und stetig um neue Produkte erweitert werden.

In diesem Artikel geht es nicht um ein einzelnes Produkt, sondern um die Frage, wie ein Einkaufsteam seine gesamte Produktlandschaft EUDR-sicher im Blick behält. Im Detail beantworten wir:

• Welche eingekauften Produkte unter die sieben EUDR-Warengruppen und ihre Folgeprodukte fallen und wie eine vollständige, aktuelle Liste über alle Warengruppen hinweg entsteht

• Wie weit die Sichtbarkeit in die Lieferkette tatsächlich zurückreicht, bis zur Anbaufläche mit Geolokalisierung oder nur bis zum ersten Zwischenhändler

• Welche Produkte und Lieferanten eine Sorgfaltserklärung brauchen und wie das mit einem priorisierten Ansatz gelingen kann.

• Wie sichergestellt wird, dass Produkte ohne gültige Sorgfaltserklärung ab dem Stichtag nicht mehr in den EU-Markt gelangen

  
  

Das Einkaufsteam hat eine Produktliste mit mehreren tausend Positionen, aber wie viele davon sind wirklich EUDR-relevant? Die meisten Einkaufsorganisationen mittelständiger und Großunternehmen führen mehrere tausend aktive Artikel oder Zutaten in ihren Stammdaten.

Wer nur die einzelnen Rohstoffe prüft, aber die Folgeprodukte übersieht, hat schnell blinde Flecken im eigenen Portfolio. Erschwerend kommt hinzu, dass sich diese Liste nicht statisch verhält, denn sie muss dauerhaft erweitert und überprüft werden. Auch eine vollständig und aktuelle Produktliste lässt eine zweite, oft unterschätzte Frage offen: Wie belastbar ist eigentlich das Wissen über die Herkunft dieser Produkte wirklich?

Viele Einkaufsteams kennen ihren direkten Lieferanten gut, verlieren die Spur aber, sobald ein Rohstoff über einen Zwischenhändler, eine Genossenschaft oder einen Verarbeiter mehrerer Erzeugerbetriebe läuft, wie bereits das Beispiel des Kakaobohnenmixes aus mehreren hundert Farmparzellen im letzten Beitrag gezeigt hat. Genau an dieser Stelle wird aus einer Formalität ein echtes strukturelles Risiko, denn ohne Sichtbarkeit bis zur Anbaufläche lässt sich keine belastbare Sorgfaltserklärung abgeben. Selbst wenn ein Unternehmen weiß, wo die Lücken in der Wertschöpfungskette liegen, bleibt die Frage nach der Priorisierung. Mit begrenzten internen, personellen oder zeitlichen Ressourcen lässt sich nicht jedes Produkt und jeder Lieferant gleichzeitig auf denselben qualitativen Anspruch der EUDR-relevanten Information bringen. Wer hier ohne Priorisierung vorgeht, läuft Gefahr, viel Aufwand in Produkte mit geringem Risiko zu stecken, während die eigentlich kritischen Lieferketten unbearbeitet bleiben, bis der Stichtag näher rückt.

Warum eine vollständige Produktliste mehr verlangt als ein einmaliger Abgleich mit Anhang I.

Die sieben Warengruppen der EUDR, Rinder, Holz, Kakao, Soja, Ölpalme, Kaffee und Kautschuk, klingen überschaubar. Anhang I der Verordnung listet dazu jedoch, jeweils anhand von HS-Codes, eine erhebliche Zahl daraus hergestellter Erzeugnisse auf, von Schokolade und Kakaobutter über Sojaöl und Palmölderivate bis hin zu Möbeln, Reifen und Rindfleischprodukten. Ein vollständiges Produktmapping bedeutet daher, jeden eingekauften Artikel gegen diese HS-Code-Liste zu prüfen. Für Einkaufsteams folgt daraus, dass das Produktmapping kein einmaliges Projekt sein kann, sondern ein wiederkehrender Abgleich pro Bestellung, idealerweise gestützt auf die eigenen ERP- und Stammdatensysteme, damit Änderungen am Anwendungsbereich zeitnah auf das eigene Portfolio durchschlagen und nicht erst auffallen, wenn eine Lieferung an der Grenze hängen bleibt.

Die EUDR verlangt für jedes relevante Erzeugnis nach Artikel 9 eine Geolokalisierung der Anbau- oder Erzeugungsfläche, bei Flächen bis vier Hektar reicht ein einzelner Punkt, größere Flächen benötigen ein Polygon, bei Rindern ein Punkt je Haltungsbetrieb über die gesamte Lebensdauer. Diese Anforderung gilt jedoch nach dem sogenannten Once-Only-Prinzip primär für den Erstinverkehrbringer, also das Unternehmen, das den Rohstoff zum ersten Mal auf dem EU-Markt platziert. Nachgelagerte Marktteilnehmer müssen keine eigenen Geodaten erheben, sondern die Referenznummer der bestehenden Sorgfaltserklärung dokumentieren und aufbewahren.

Genau das führt in der Praxis zu einem Sichtbarkeitsproblem, denn zwischen der Anbaufläche und dem eigenen Wareneingang liegen häufig mehrere Stufen, Erzeugerbetrieb, Kooperativen, Zwischenhändler, Verarbeiter, meist oft über mehrere Länder verteilt. Solange jede dieser Stufen ihre Referenznummern lückenlos weitergibt, funktioniert das System. Sobald jedoch eine Stufe die Herkunft mehrerer Erzeugerbetriebe bündelt und dabei die Zuordnung zur einzelnen Fläche verwässert, wie es beim Rohstoffmix über Zwischenhändler regelmäßig vorkommt, verliert das eigene Einkaufsteam die Spur, ohne es zunächst zu bemerken. Fehlt am Ende der Nachweis, bleibt nach der Verordnung ausdrücklich der nachgelagerte Marktteilnehmer verantwortlich! Daher lässt sich das Risiko also nicht allein durch Vertrauen in den unmittelbaren Lieferanten absichern.

Für ein realistisches Bild der eigenen Lieferkette lohnt sich daher eine ehrliche Kartierung pro Rohstoff: Reicht die eigene Sichtbarkeit tatsächlich bis zur Anbaufläche? Endet sie bei einer benannten Kooperative oder verschwindet die Herkunft bereits bei einem Rohstoffhändler in einer nicht mehr auflösbaren Mischung?

So verschafft sich ein Einkaufsteam einen belastbaren Überblick über sein EUDR-Produktportfolio

Um die vier zentralen Fragen zur eigenen Produktlandschaft strukturiert zu beantworten, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

Schritt 1: Vollständige und wiederkehrende Rohstoff- und Produktkartierung

Der erste Schritt besteht darin, alle eingekauften Artikel systematisch gegen die HS-Codes aus Anhang I der EUDR abzugleichen, über alle sieben Warengruppen hinweg und einschließlich der jeweiligen Folgeprodukte. Jedes neue Produkt muss danach darauf geprüft werden und ggf. in der Liste ergänzt werden.

Schritt 2: Rückverfolgbarkeitsaudit je Rohstoffkette

Für jeden identifizierten Rohstoffkette sollte anschließend geprüft werden, wie weit die tatsächliche Sichtbarkeit reicht. Das bedeutet konkret, für jede Lieferbeziehung zu dokumentieren, ob Geodaten bis zur einzelnen Anbaufläche vorliegen, ob die Herkunft nur bis zu einer benannten Kooperative reicht, oder ob sie bereits bei einem Zwischenhändler in einem nicht mehr auflösbaren Mix verschwindet.

Schritt 3: Risikobasierte Priorisierung statt vollständiger Abdeckung auf einmal

Für eine sinnvolle Reihenfolge lohnt sich der Blick auf zwei Faktoren, das Länder-Benchmarking der EU, das Herkunftsländer in niedriges, mittelhohes und hohes Risiko einteilt, und der Compliancegrad des jeweiligen Lieferanten, also Registrierung im EU-Informationssystem, vorhandene Referenznummern und verfügbare Geodaten. Werden beide Faktoren zusammengeführt, ergibt sich die Reihenfolge von selbst: Produkte aus Risikoländern ohne belastbaren Lieferantennachweis werden zuerst geprüft, risikoarme Länder mit bereits reifen Lieferanten können folgen.

Schritt 4: Ein verbindlicher Kontrollpunkt vor Markteintritt

Damit ab dem Stichtag kein Produkt ohne gültige Sorgfaltserklärung in den EU-Markt gelangt, braucht es einen klar definierten Prozessschritt, an dem die Referenznummer der Sorgfaltserklärung zwingend vorliegen muss, bevor eine Ware freigegeben oder zollrechtlich angemeldet wird. Die typischen Lücken entstehen dabei selten am Stichtag selbst, sondern vorher, bei der Aufnahme neuer Lieferanten oder Produkte ohne EUDR-Prüfung, in Lieferverträgen ohne Pflicht zur Aktualisierung bei Herkunftswechseln, oder am Wareneingang, wenn Referenznummern nicht systematisch gegen das Informationssystem geprüft werden, sondern nur bei Auffälligkeiten. Wer diesen Kontrollpunkt fest im Prozess verankert, verhindert, dass eine fehlende Erklärung erst an der Grenze auffällt.

Eine EUDR-Produktliste ist kein Dokument, das einmal erstellt und abgehakt wird, sondern ein Prozess, der sich mit jeder Anpassung des Anwendungsbereichs, jedem Lieferantenwechsel und jeder neuen Charge weiterentwickelt. Wer sein Portfolio nur einmal geprüft hat, arbeitet mit einer Momentaufnahme, aber mit keiner belastbaren Grundlage für den 30. Dezember 2026. Damit Ihr Einkaufsteam besser vorbereitet ist, sind hier die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Artikel zusammengefasst.

• Eine vollständige Produktliste erfasst nicht nur die sieben EUDR-Rohstoffe, sondern auch deren Folgeprodukte nach Anhang I, und muss wiederkehrend aktualisiert werden.

• Geodaten bis zur Anbaufläche sind nach dem Once-Only-Prinzip primär Sache des Erstinverkehrbringers, nachgelagerte Marktteilnehmer bleiben aber verantwortlich, wenn sie die Referenznummer der Sorgfaltserklärung nicht lückenlos nachweisen können.

• Nicht jedes Produkt und jeder Lieferant kann gleichzeitig auf denselben Compliancegrad gebracht werden. Eine Priorisierung nach Länderrisiko und Lieferantenreife schafft eine belastbare Reihenfolge, bevor an vollständige Marktabdeckung zu denken ist.

• Ein verbindlicher Kontrollpunkt vor Markteintritt, an dem die Referenznummer zwingend geprüft wird, verhindert, dass eine fehlende Sorgfaltserklärung erst an der Grenze auffällt. Die eigentliche Lücke entsteht meist früher, bei der Lieferanten- und Produktaufnahme oder im Wareneingang.

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